Pracownicy Kancelarii Senatu i senatorowie posługują się elektronicznymi dokumentami, organizacje pozarządowe elektronicznie składają wnioski o dotacje na realizację zadań na rzecz Polonii, Kancelaria bierze udział w innowacyjnym programie Gov Tech Polska, w ramach którego zamierza wprowadzić system konwersji mowy na tekst, dołączyła też do debaty publicznej, która toczy się w mediach społecznościowych. To zmiany, które nastąpiły w Kancelarii w ciągu minionych czterech lat. Pozwalają one elastycznie i skutecznie reagować na potrzeby senatorów, Prezydium Izby i opinii publicznej – uważa szef Kancelarii Senatu.
Rozmowa z szefem Kancelarii Senatu ministrem Jakubem Kowalskim
-Kancelaria Senatu jest nowoczesnym urzędem. Zapewne już wkrótce nie będziemy posługiwać się papierowymi dokumentami, czy taki cel przyświecał Panu przy obejmowaniu urzędu?
-To życie narzuciło cel, który trzeba było szybko osiągnąć. Kancelaria miała sporo do nadrobienia w stosunku do innych urzędów administracji publicznej, głównie w zakresie cyfryzacji. Zaczęliśmy od tego, co przytłoczyło nas po przejęciu środków na opiekę nad Polonią i Polakami za granicą od MSZ – stosy papierowych dokumentów, które dosłownie zajęły kilka pomieszczeń. Musieliśmy sobie z tym poradzić i udało nam się zbudować cyfrowy generator ofert. Dzięki temu fundacje i stowarzyszenia, które starają się o pieniądze z Senatu na zadania realizowane w ramach opieki nad Polonią składają dokumenty elektronicznie, również elektronicznie poprawiają i uzupełniają swoje wnioski. Za pośrednictwem generatora prowadzona jest korespondencja i w ten sposób powstaje baza danych o wnioskach i przyznanych środkach. Obie strony są z tego rozwiązania zadowolone, bo ułatwia ono pracę i przyspiesza proces przyznawania pieniędzy, które teraz szybciej pozwalają realizować zadania na rzecz naszych rodaków poza granicami. A to było ambicją senatorów, a także oczekiwaniem stowarzyszeń, a przede wszystkim Polaków z zagranicy.
– Generator ofert zachęcił do dalszego unowocześniania Kancelarii.
– Gdy okazało się, że generator ofert usprawnił pracę zdecydowałem o wprowadzeniu w Kancelarii Senatu systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD ), stworzonego przez Podlaski Urząd Wojewódzki. System ten działa już w ponad 400 instytucjach państwowych w Polsce. Także ten system wdrożyliśmy w Kancelarii z powodzeniem, chociaż początkowo część pracowników i senatorów odnosiło się do niego sceptycznie. Proces ten w Senacie nie był prosty, bo system musiał objąć pracowników i senatorów, a te grupy różni tryb pracy i sposób jej dokumentowania. Pierwszy rok nie był łatwy, gdyż Kancelaria pracowała w systemie elektronicznym i tradycyjnym papierowym. Teraz jest nam łatwiej, bo nauczyliśmy się pracy w EZD. Dziękuję senatorom za to, że mimo początkowego sceptycyzmu prowadzą sprawy w tym systemie i korzystają z podpisu elektronicznego. Warto podkreślić, że twórcy tego EZD wskazali Kancelarię Senatu jako przykład jednego z bardziej udanych wdrożeń. Na bazie tego właśnie systemu powstanie w 2022 roku system EZD RP, który obejmie całą administrację publiczną w Polsce. Kancelaria zakwalifikowała się do pilotażowego programu, który przygotowuje administrację państwową do wprowadzenia tego ogólnopolskiego systemu. Udział w pilotażu pozwoli Kancelarii na wymianę doświadczeń z innymi instytucjami i na obrót w pełni cyfrową dokumentacją w kontaktach z innymi podmiotami publicznymi w Polsce.
– Co nas czeka w najbliższym czasie?
– W ramach EZD udało nam się częściowo scyfryzować proces zamówień publicznych i mamy ambicję, żeby od stycznia 2020 r. ten proces był w pełni przeniesiony do wirtualnej rzeczywistości. Jest poza tym inna sfera działalności, której przeniesienie do systemu często kończy się fiaskiem w instytucjach. Chodzi o przeniesienie do cyfrowego obrotu dokumentów finansowych np. faktur. Jesteśmy gotowi, by jeszcze w tym roku w pełni akceptować e-faktury i radzić sobie z nimi bez ich drukowania i marnowania papieru.
– Ostatnio pojawiła się informacja o przystąpieniu Kancelarii Senatu do programu Gov Tech Polska, co wzbudziło niepokój niektórych senatorów.
– Zapewniam wszystkich, że nie ma powodów do niepokoju. Postępy w cyfryzacji Kancelarii, które są nieuniknione, pozwoliły nam odważnie spojrzeć na program Gov Tech Polska. Ten program powstał żeby pomagać administracji publicznej kreować nowe rozwiązania. Często jest tak, że instytucje mają różne problemy, a na rynku nie potrafią znaleźć gotowego narzędzia, żeby je rozwiązywać i po to powstał Gov Tech. Ma on łączyć instytucje publiczne z firmami prywatnymi, innowacyjnymi, które mają inne spojrzenie na rozwiązania cyfrowe i mogą pomóc administracji publicznej znaleźć odpowiednie narzędzia cyfrowe. Chciałbym, żeby dzięki uczestnictwu w tym programie Kancelaria Senatu zyskała narzędzie pozwalające na identyfikację zarówno mowy, jak i mówców. To narzędzie miałoby wspomagać prace senackiego działu stenogramów, a także wspomagać pracę operatorów telewizyjnych, którzy obsługują posiedzenia Senatu i komisji senackich. System pozwoli szybko i automatycznie identyfikować mówców na podstawie analizy dźwięku i wykonywać konwersję mowy na tekst. Pojawiły się obawy, że ten system może pójść w stronę inwigilacji senatorów. Ale zapewniam, że dziś także na sali obrad i w salach, gdzie pracują komisje senackie są mikrofony i wszystko jest rejestrowane. Każde posiedzenie jest transmitowane, są mikrofony i kamery. Zatem nic się nie zmieni. Już dzisiaj każde słowo i każdy gest w salach senackich podczas obrad jest rejestrowany.
– Czy także w innych dziedzinach Kancelaria stała się nowocześniejsza ?
– Tak, np. w procesie komunikacji. Transmisje obrad Senatu i komisji przenieśliśmy tam, gdzie ich miejsce w XXI wieku, czyli do mediów społecznościowych, bo w nich, w dużej mierze, obecnie toczy się debata publiczna. Dość szybko te transmisje znalazły się na Facebooku. Przedefiniowaliśmy zatem proces informowania o tym, co się dzieje w Senacie. Senat uruchomił swoje konto na Twitterze. Myślę, że nie trzeba już dzisiaj tłumaczyć nikomu, jak ważne jest to narzędzie komunikacji. Udało nam się sprofesjonalizować naszą działalność na FB. Uruchomiliśmy także kanał na YouToube, który cieszy się coraz większą popularnością. Chcemy zmodernizować senacką stronę internetową, bo media społecznościowe i krótkie komunikaty będą zyskiwały na znaczeniu. Przebudowaliśmy też intranet, nasz wewnętrzy system komunikowania z pracownikami. Było to narzędzie przestarzałe, nie przystające do potrzeb i dzisiejszej rzeczywistości. Pracujemy obecnie nad narzędziem, które pozwoli senatorom zamawiać samochody z senackiej kolumny transportu, poprzez aplikację zainstalowaną w telefonach lub SMS. Nowy system pozwoli zamawiać i odwoływać zamówione przez senatorów kursy za pomocą kilku „kliknięć”. Nie zapominamy jednak o innych formach komunikowania – stronie internetowej, „Kronice Senatu”, poczcie elektronicznej. Korzystamy z tych form i staramy się je unowocześniać.
– Jakie wyzwania, w zakresie cyfryzacji, stoją przed Kancelarią w przyszłej kadencji?
– Podstawowe wyzwanie to jest włączenie do EZD dokumentacji z posiedzeń Senatu i jego organów w całym procesie legislacyjnym. Dziś te kwestie są wyłączone z systemu – czyli to wszystko, co wiąże się ze zwoływaniem posiedzenia, ustalaniem porządku obrad i samym tokiem posiedzenia. To samo dotyczy obrad komisji senackich. Chcielibyśmy w przyszłej kadencji, by wszyscy senatorowie zostali włączeni w proces EZD związany z pracą Senatu. Jestem optymistą w tej sprawie, bo widzę że senatorowie, mimo początkowych obaw, korzystają z EZD, niekiedy z pomocą pracowników Kancelarii, ale radzą sobie z elektronicznymi dokumentami.
www.senat.gov.pl